Архивирането на документи и опазването им могат бързо да се превърнат в предизвикателство. Защото с течение на времето има тонове хартии, фактури и договори, които трябва да бъдат сортирани и етикетирани. За да не загубите следите, ние обясняваме какво трябва да знаете по темата.
За да съхранявате правилно документите, ви трябва търпение и постоянство - но работата си заслужава, защото всички знаят: „Поръчката е половината от битката“. Ако вече не искате да търсите напразно важни документи в купчината хартия на бюрото си, можете да улесните живота си само с няколко стъпки.
Но какво всъщност означава документ? По принцип документите съдържат подходяща или важна информация. Те не винаги трябва да бъдат на хартиен носител; те също могат да съдържат цифрова информация от всякакъв вид. Те обаче винаги служат като правна сигурност, за да може настоящото писмо да докаже точно какво е планирано или извършено - например те документират плащане или други правно значими транзакции.
Срокове за съхранение на документи
За разлика от компаниите, търговците или самостоятелно заетите лица, частните лица обикновено не подлежат на никакви законови изисквания за задържане. Единственото изключение са сметките на търговеца, които трябва да докажат, че не е извършвана незаконна работа ( параграф 14б (1) UStG ). Въпреки това е препоръчително да архивирате други важни документи за определен период от време. Следва да се спазват поне следните периоди на задържане:
- поне две години
Няма регламентиран период на съхранение за договори за продажба, касови бележки, фактури и гаранционни документи. При закупуване на нови стоки обаче сключвате договор за покупка в съответствие с Гражданския кодекс на Германия, който е валиден две години. Освен това трябва да съхранявате сметки на търговци, сметки от лекари, адвокати и нотариуси за същия период от време.
- поне пет години
Оплаквания и искове за дефекти в дома.
- поне шест години
Лицата с високи доходи с годишна заплата над 500 000 евро годишно трябва да съхраняват своите банкови извлечения поне шест години.
- около 30 години
Съдебни решения, платежни нареждания и досиета
- през целия живот
Някои документи трябва да се пазят цял живот. Те включват медицински доклади, свидетелства за обучение, дипломи, свидетелства за раждане, свидетелства за кръщене, свидетелства за брак, свидетелства за смърт за членове на семейството и документи за изчисляване на пенсии. Последното включва още трудови договори, фишове за заплати и документи за социално осигуряване.
- частни данъчни документи
По принцип частните данъчни документи не трябва да се пазят. Ако обаче данъчната оценка е означена като „временна“ или „подлежи на проверка“, документите трябва да се съхраняват, докато не бъдат напълно изяснени.
- Договори за заем и застрахователни полици
Договорите за банкови продукти трябва да са достъпни за целия срок и за около три години след края на този срок. Същото се отнася и за застрахователните документи.
Проектирайте системата за подаване на документи
Добре структурираната система за картотекиране е най-добрият начин да запазите документите в безопасност и дълго. Какъв тип хранилище ще изберете, зависи главно от вашите предпочитания. За малки офиси и малко документи е достатъчен малък шкаф, за да можете просто да се плъзнете под бюрото. Ако не искате да имате проблеми с пространството по-късно обаче, трябва да инвестирате директно в просторен шкаф, който предлага достатъчно място за съхранение на файлове и папки. За документи, от които не се нуждаете през цялото време, можете да закупите няколко папки Din-A4, които съответно етикетирате и предоставите с разделители. Можете също да използвате цвета на папката, за да направите различно съдържание ясно. Например всички папки за домостроене могат да бъдат зелени, а папките за финансиране черни.Тези, които предпочитат еднакви папки, трябва да отдадат значение на прецизното етикетиране, така че необходимите хартии да са бързо на разположение.
За важни документи, които се използват отново и отново в офиса, са подходящи висящи файлове, които се съхраняват в съответния висящ шкаф за файлове. Размерът, цветът и дизайнът на шкафа могат да бъдат избрани индивидуално.
Но регистърът на касетите, състоящ се от пластмасови касети в пейзажен формат DIN A4, е подходящ и за директен и бърз достъп до отделни файлове.
Ако в офиса или вкъщи имате хартии, от които се нуждаете отново и отново или които все още трябва да бъдат обработени, можете просто да ги поставите в тавата за писма. Избягвайте обаче да събирате твърде много документи там, в противен случай бъркотията бързо ще възникне отново.
Прекратените файлове имат предимството, че документите не трябва да бъдат щанцовани. Документите просто се поставят свободно в папката и също могат бързо да бъдат премахнати отново.
Огнеупорна касета за документи
Огнеупорните касети за документи са идеални за защита на важни документи като паспорти или свидетелства за раждане в случай на пожар или наводнение. Те могат да издържат на високи температури до 60 минути и са изключително стабилни и здрави, така че крадците едва ли имат шанс. Размерите на повечето касети съответстват на формата DIN A4 и поради това могат да съхраняват папки DIN A4 или цели регистри. Те също имат дръжка и следователно могат лесно да се транспортират.
Цифрово съхранение на документи
Количеството документи, които човек събира в течение на живота си, често е доста значително. Но не рядко няма достатъчно място за съхранение на всички документи. Едно от решенията тук е цифровото съхранение на документи.Има различен софтуер за архивиране на документи. Това изисква точно проучване кой софтуер е подходящ за вас. Ако основно искате да запазите имейли, това може да е проблем за някои софтуери. Добрата програма за архивиране може не само да обработва сканирани хартиени документи или PDF файлове, но също така трябва автоматично да присвоява имейли и техните прикачени файлове към правилните електронни файлове.
Ако предпочитате да дигитализирате документите си сами, без софтуер, ще ви трябва добър скенер и достатъчно място за съхранение под формата на външен твърд диск. Има много причини да сканирате вашите документи: Ако записвате документи по електронен път и в копие, можете да ги предпазите от загуба или унищожаване. Можете също така да спестите офис площи и потенциално пари. И не на последно място, вие подобрявате организацията си в офиса: Електронното архивиране създава ред и яснота.
Препоръчително е да създадете втори външен твърд диск, който да бъде на сигурно място, така че да не могат да бъдат загубени данни. Твърдите дискове с огледална функция са доста безопасно решение за съхранение на важни данни. Принципът: в един корпус има два твърди диска. Двата твърди диска комуникират помежду си и отразяват съдържанието си - два пъти по-добре. Ако една от плочите е дефектна, винаги има и втората.
След 5 до 10 години обаче е препоръчително да закупите нов твърд диск, тъй като цифровите носители за съхранение също имат ограничен срок на годност. Ако твърдият диск на така наречената система за рейд показва недостатъци, трябва да си купите два нови. Интерфейсите и връзките между носителя за съхранение и компютъра също се променят от време на време - друга причина за прехвърляне на данните към нови външни устройства.
След като сте цифровизирали документите си, разбира се е важно също така да създадете ред на твърдия диск. Можете просто да създадете подходяща структура на папките със съответното име. Също така имате възможност да маркирате отделните файлове. Що се отнася до типа файл, трябва да използвате изпитани формати като JPEG.webp и PDF, които също обещават определена устойчивост в бъдеще. По-добре е да избягвате екзотични файлови формати.
Поне папките, които съдържат поверителни документи, трябва да бъдат криптирани. Стандартната функция за криптиране на операционната система обикновено е достатъчна за това. Не забравяйте да запишете паролата и да я запазите на място, което все още можете да запомните след 10 години - ако я забравите, едва ли има възможност за достъп до криптираните данни. Шифроването е особено важно, ако компютърът ви има достъп до Интернет, тъй като сега има много троянски коне в обръщение, особено за системи с Windows, които могат да шпионират данните на други компютри.
Дигитализирането на документи отнема известно време, но спестява много място.
Съхранявайте документи онлайн в облака
Онлайн съхранението може да се използва и за архивиране на данни. Това е лесно и евтино, ако не и безплатно. Има много доставчици: Dropbox, Amazon или Google Drive са някои от големите услуги. Но тези, които разчитат на удобни облачни услуги, също трябва да имат голямо доверие: В крайна сметка вие предоставяте данните си в ръцете на други компании. Те са толкова сигурни, колкото ги прави съответният доставчик. Възможно е също да имате текущи разходи и да нямате контрол върху бъдещето на доставчика на услуги. Следователно съхранението в облак не е първият избор за чувствителни данни.
Съхранявайте документи външно
Берлинската компания Deba Bauarchiv GmbH предлага услуга специално за собствениците на имоти. Специализирала е в съхраняването и управлението на документите на предимно собственици на частни имоти. „Клиентите ни носят своите файлове, ние ги индексираме и ги съхраняваме при нас при специални мерки за сигурност“, обяснява управляващият директор Бен Стофреген. Ако клиентът се нуждае от документ или копие, той може да го поиска от Deba, който ще го изпрати по пощата или куриера. Защото документите се губят отново и отново при преместване. "Това струва на настоящия клиент много пари: за да добави още един етаж към къщата си, той трябваше да похарчи десетки хиляди евро за нови статики и други анализи."